A rotina administrativa de uma construtora pode ser desafiadora: pilhas de papéis, contas a pagar, cadastros de clientes, fornecedores e contratos que parecem nunca ter fim. Agora imagine transformar todo esse trabalho manual em um processo automatizado, rápido e sem erros. Essa é a proposta do Magic Docs, a inteligência artificial integrada ao ERP Arquis que está mudando a forma como as empresas lidam com documentos e informações.
O que é o Magic Docs?
O Magic Docs é uma ferramenta inovadora do ERP Arquis que utiliza inteligência artificial para interpretar, processar e estruturar informações a partir de documentos digitais. Ele aceita arquivos em PDF, imagens escaneadas, planilhas e documentos Word, permitindo que dados importantes sejam extraídos automaticamente e transformados em cadastros prontos para uso no sistema.
Como funciona o Magic Docs?
O funcionamento do Magic Docs é simples e intuitivo, mesmo para quem não tem familiaridade com tecnologia. Veja como ele atua em cada etapa:
1. Recebimento dos Documentos
Você pode enviar documentos para o Magic Docs de diversas formas: arrastando arquivos do seu computador, escaneando papéis com o celular ou até recebendo documentos por e-mail (em breve). Não importa se o arquivo é uma conta de luz, um contrato, uma planilha ou uma foto: o Magic Docs está preparado para lidar com diferentes formatos.
2. Processamento Inteligente
Assim que o documento é enviado, o Magic Docs utiliza inteligência artificial para ler e entender o conteúdo. Se for uma imagem ou PDF escaneado, ele aplica uma tecnologia chamada OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) para transformar a imagem em texto. Em seguida, o sistema organiza e padroniza as informações, corrigindo possíveis erros de leitura.
3. Extração e Estruturação dos Dados
O próximo passo é a extração dos dados relevantes. O Magic Docs identifica automaticamente informações como nomes, CNPJs, valores, datas, endereços e muito mais. Esses dados são organizados em entidades, como Pessoa Física, Pessoa Jurídica, Notas Fiscais, Faturas, Boletos etc.
4. Geração de Cadastros Automáticos
Com os dados estruturados, basta um clique para transformar essas informações em cadastros dentro do Arquis. Por exemplo, ao processar uma conta de luz, o Magic Docs já cria o lançamento no módulo de Contas Fixas, com todos os dados preenchidos. Se for um contrato, ele pode gerar o cadastro do cliente ou fornecedor automaticamente.
5. Integração Total com o ERP Arquis
O Magic Docs não é uma ferramenta isolada: ele está totalmente integrado ao ecossistema do Arquis. Isso significa que qualquer informação extraída pode ser usada para realizar ações dentro dos módulos operacionais do Arquis, de acordo com as ações disponíveis para o tipo de entidade que foi gerada a partir dos documentos.
Por que o Magic Docs é revolucionário?
- Eliminação do trabalho manual
Com o Magic Docs, não é mais necessário digitar informações manualmente ou perder horas do dia organizando papéis. Basta enviar a massa de documentos e deixar que a inteligência artificial faça todo o trabalho pesado.
- Facilidade na implantação do sistema
Se você está começando a usar o Arquis ou migrando de outro ERP, não precisa se preocupar com planilhas ou arquivos em padrões de sistemas específicos. O Magic Docs permite importar informações a partir de qualquer documento, mesmo que estejam em formatos diferentes ou desorganizados.
- Agilidade e produtividade
O processamento em lote permite enviar dezenas ou centenas de documentos de uma só vez. O sistema identifica, classifica e sugere ações tudo automaticamente, liberando sua equipe para tarefas mais estratégicas e fazer a conferência macro do processo.
- Redução de erros
A automação com inteligência artificial reduz drasticamente as chances de erros de digitação ou cadastro, garantindo que as informações estejam sempre corretas e atualizadas.
- Flexibilidade
O Magic Docs aceita diversos tipos de documentos e formatos, adaptando-se à realidade de cada empresa. Seja uma foto tirada do celular, um PDF baixado do e-mail ou uma planilha antiga, tudo pode ser processado.
Construção Civil
O Magic Docs foi treinado e otimizado especificamente para atender às demandas regulatórias da construção civil, tendo capacidade, por exemplo, de extrair e triangular dados do CNO (Cadastro Nacional de Obras), validar e extrair informações sobre as retenções tributárias obrigatórias conforme as atividades de prestação de serviço.
Customização
Além de tudo isso, o Magic Docs é adaptável à sua organização, aprendendo com suas decisões e comandos. Ele permite a injeção de prompts de acordo com o contexto do documento e sua classificação.
Você pode definir, por exemplo:
“Se for uma nota fiscal de concreto estrutural, verifique se a nota fiscal contém ART.”
Enriquecimento de dados
Um dos grandes diferenciais do Magic Docs é o enriquecimento de dados. Não basta apenas extrair as informações dos documentos: o sistema vai além, buscando dados externos para complementar, validar e garantir que os cadastros estejam sempre completos e corretos.
Como funciona o enriquecimento de dados?
Quando o Magic Docs identifica certos tipos de informações nos documentos – como CNPJ, CEP, chave de acesso de nota fiscal ou linha digitável de boleto bancário – ele automaticamente consulta bases externas confiáveis para trazer dados adicionais e validar o que foi extraído.
Veja alguns exemplos práticos:
- CNPJ: Consulta a Receita Federal para buscar razão social, endereço, situação cadastral e outros dados oficiais da empresa.
- CEP: Busca o endereço completo e padronizado, evitando erros de digitação ou informações incompletas.
- Notas fiscais e boletos: A leitura de QR Codes, códigos de barras ou chaves de acesso permite consultas diretas em fontes fiscais e bancárias, garantindo precisão nos lançamentos.
Benefícios do enriquecimento de dados
- Redução de erros: Dados validados em fontes oficiais diminuem inconsistências e retrabalho.
- Agilidade: O preenchimento automático de campos evita que o usuário precise buscar manualmente informações complementares.
- Confiabilidade: Cadastros mais completos e confiáveis, facilitando auditorias, controles internos e tomadas de decisão.
Exemplos práticos de uso
- Lançamento de contas: Basta escanear ou enviar o PDF da conta de luz e o Magic Docs sugere o lançamento automático no módulo Contas Fixas.
- Cadastro de clientes e fornecedores: Envie contratos ou documentos digitalizados e as entidades (Pessoa Física e Pessoa Jurídica) são produzidas automaticamente com ações sugeridas.
- Implantação rápida: Ao iniciar no Arquis, envie todos os documentos antigos e o Magic Docs estrutura tudo para você.
- Migração de sistemas: Não precisa se preocupar com layouts de importação. O Magic Docs lê e interpreta qualquer documento, facilitando a transição e eliminando a necessidade de adaptar os dados manualmente.
O futuro da gestão administrativa com o uso da inteligência artificial
O Magic Docs representa um novo patamar de automação para a construção civil. Ao eliminar tarefas repetitivas e manuais, ele libera tempo e recursos para que sua equipe foque no que realmente importa: o crescimento do negócio.
Além disso, consagra uma das premissas do PBQP-H, que é a melhoria contínua e a mitigação de riscos dentro da organização.
Vale lembrar que o Arquis já possui recursos de inteligência artificial implantados desde o lançamento do Arquimedes, o agente de conversação natural especializado no ERP e em conhecimento da construção civil e toda a legislação brasileira. Agora, o Arquis dá um passo à frente, inserindo a IA no dia a dia operacional e automatizando rotinas do software — tornando o Arquis o primeiro ERP da Construção Civil a adotar IA na gestão operacional.
Se você quer conhecer de perto e fazer parte dessa revolução, entre em contato com o time Arquis e solicite uma demonstração do Magic Docs, totalmente sem compromisso.
